Istruzioni per riempire correttamente un’inviluppo per lettere: suggerimenti e passaggi operativi
Arriva un momento per tutti quando si deve inviare una lettera cartacea tramite posta, contenente un messaggio. Indipendentemente dal suo contenuto, che sia di grande importanza o meno, per assicurarsi che raggiunga il destinatario corretto, è fondamentale che sia la parte anteriore che quella posteriore dell’inviluppo siano riempite in maniera appropriata e che vi sia apposto un francobollo adeguato.
Questo testo fornisce una guida passo dopo passo, concisa eppure ricca di dettagli, su quali informazioni e dati inserire sull’inviluppo prima della sua spedizione e la maniera corretta di farlo.
Iniziamo senza indugi.
Indirizzamento dell’inviluppo: dati di chi invia e di chi riceve
L’indirizzamento di un’inviluppo è un processo diretto.
Le informazioni relative all’indirizzante (la persona che manda la lettera) e al destinatario (colui che la riceverà) devono essere annotati con chiarezza sull’inviluppo, per permettere al servizio postale di effettuare la consegna senza intoppi.
Sul lato posteriore dell’inviluppo, che necessita di essere sigillato, si devono inserire i dettagli dell’indirizzante, mentre il lato anteriore deve presentare i dati del destinatario.
Una volta completata quest’operazione, l’inviluppo è pronto per essere inserito nella cassetta postale e inviato.
Esploriamo più nel dettaglio, con esempi concreti, come e dove posizionare queste informazioni.
Riempimento dell’inviluppo: lato posteriore
Per riempire correttamente un’inviluppo, è necessario annotare i dati su entrambi i lati.
Il lato posteriore, che viene sigillato, presenta di solito una linguetta da incollare. È su questa superficie che va scritto l’indirizzo dell’indirizzante, ossia la persona che desidera spedire la lettera.
L’indirizzo dell’indirizzante deve comprendere:
- Nome e cognome dell’indirizzante
- Indirizzo di residenza
- Codice postale
- Nazione e abbreviazione della provincia
L’indirizzo dell’indirizzante può essere annotato su una singola riga orizzontale oppure distribuito su tre righe verticali, partendo dall’alto verso il basso.
È cruciale annotare i dettagli dell’indirizzante senza errori per due motivi principali.
Il primo è che il destinatario, leggendo questi dati, saprà immediatamente chi ha inviato la lettera e da dove proviene.
Il secondo è che, in caso di impossibilità da parte del servizio postale di consegnare la lettera al destinatario, essa verrà restituita all’indirizzo dell’indirizzante.
Riempimento dell’inviluppo: lato anteriore
Dopo aver completato il lato posteriore con i dati dell’indirizzante, si devono inserire quelli del destinatario.
L’indirizzo del destinatario va scritto sul lato anteriore, dove si dovrà anche attaccare il francobollo. Per una corretta preparazione dell’inviluppo, il lato anteriore deve necessariamente includere:
- Un francobollo (posizionato in alto a destra)
- Un eventuale francobollo per posta prioritaria (posizionato in alto a sinistra)
- L’indirizzo completo del destinatario (annotato in basso a destra)
L’indirizzo del destinatario deve essere il più completo possibile e includere dettagli precisi per facilitare la consegna della lettera.
Di conseguenza, l’indirizzo del destinatario può essere dettagliato ulteriormente e includere:
- Nome e cognome del destinatario
- Indirizzo completo (via, numero civico, codice postale, località, abbreviazione della provincia)
- Paese di destin
- azione (se all’estero)
- Titoli e indicazioni aggiuntive
- Numero di telefono
- Indirizzamento formale, titoli e grado di riservatezza della corrispondenza
Per riempire un’inviluppo è opportuno utilizzare in modo appropriato l’indirizzamento formale, le formule di cortesia e i titoli.
Questi elementi servono a chiarire a chi è destinata la lettera, a indirizzarla correttamente e a evidenziare il livello di formalità e riservatezza della comunicazione.
Indirizzamento formale
Per lettere destinate a persone al di fuori della cerchia di familiari e amici, è consuetudine anteporre al nome del destinatario un’indirizzamento formale. Ciò avviene perché ci rivolgiamo a questi individui per questioni commerciali, lavorative, legali o burocratiche.
Ad esempio, quando un’azienda invia una lettera a un cliente, può precedere il nome del destinatario con formule come “Egregio/a” o “Gentilissimo/a” per un individuo, o “Spettabile” per un’azienda.
Questo tipo di indirizzamento, pur essendo standard, è sufficiente a specificare chiaramente il destinatario della lettera.
Tuttavia, se la lettera è indirizzata a una persona con un titolo specifico, è consigliabile aggiungere tale titolo o qualifica professionale, specialmente se l’indirizzamento avviene in un contesto formale.
Titoli e carica del destinatario
Oltre all’intestazione, è consuetudine specificare il titolo posseduto dal destinatario per meglio qualificarlo.
Se la persona detiene più titoli, è buona norma scegliere quello più importante.
Pertanto, in ordine crescente, avremo:
- Sig. o Sig.ra
- Dott. o Dott.ssa
- Notaio, Avvocato, Ingegnere, Architetto, Professore ecc. (a seconda della professione)
- Onorevole (se la lettera è indirizzata a un politico)
- Eminenza o Eccellenza (se la lettera è indirizzata a un’autorità religiosa)
Un esempio concreto di intestazione e di indicazione del titolo è:
Gentilissimo Avvocato Marco Rossi
Via Polenta n. 30, 39900
Verceto (TO)
Specificare il grado di riservatezza della lettera
Se la lettera contiene dati sensibili o informazioni riservate esclusivamente al destinatario, è consigliabile indicarlo nella lettera.
Questo perché spesso la corrispondenza arriva nelle mani del destinatario passando per altre persone.
Ecco perché si usano le formule:
- All’attenzione di
- C/O (che sta per “care of”, e significa “consegna a cura di”)
Queste due formule indicano un grado di riservatezza della corrispondenza differente.
“All’attenzione di”: quando la lettera può essere letta da altre persone oltre al destinatario
È usato quando si invia una lettera a una persona che lavora per un’azienda o un ente.
La corrispondenza verrà recapitata presso la sede dell’azienda e consegnata al destinatario internamente, da altre persone.
Questa formula si usa quando il contenuto della lettera non ha carattere personale, e può quindi essere letto anche da altre persone prima del destinatario o oltre a lui.
In questo caso, prima del nome del destinatario comparirà:
Spettabile ditta Fortunati S.p.a.
All’attenzione dell’Avvocato Mario Rossi
Via Dei Prati 32, Trapani
CAP 32000
Edificio E
Interno 4C
“C/O”: quando la lettera può essere letta esclusivamente dal destinatario
Questa formula è usata quando si invia una lettera a un’azienda o un’organizzazione nella quale lavora il destinatario o a una residenza privata dove risiede, ma senza che vi sia un preciso recapito o indirizzo privato a suo nome. Se la natura della lettera ha carattere strettamente personale e vogliamo sia letta solo dal destinatario, usiamo “C/O” per specificarlo formalmente.
Anche se la lettera sarà ricevuta e maneggiata da altre persone, la formula “C/O” indica che solo il destinatario è autorizzato ad aprire e leggere la busta. La consegna della busta integra sarà a cura del soggetto indicato subito dopo il “C/O”.
In questo caso, tra i dati destinatario scriveremmo così:
Gentilissimo Avvocato Mario Rossi
C/O Ditta Fortunati S.p.a.
Via Dei Prati 32, Trapani
CAP 32000
Edificio C
Interno 4C
Strettamente Riservato
Qualora la busta da lettera dovesse contenere informazioni personalissime o delicate, si può scrivere, in basso a destra sotto all’indirizzo del destinatario la sigla “strettamente riservato” o “personale”.
In questo modo sarà chiaro a chiunque maneggi la lettera la sua natura confidenziale e che non dovrà essere aperta o manomessa fino all’avvenuta consegna.
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